Quando finaliza um exercício ou uma determinada fase da contabilidade, é comum documentar o encerramento formal dos livros contábeis, assegurando que não serão mais feitas alterações retroativas. O Termo de Encerramento de Escrituração Contábil cumpre esse papel, declarando o período coberto (por exemplo, de 1º de janeiro a 31 de dezembro) e confirmando que todos os registros foram efetuados de forma sequencial e sem rasuras. O texto também pode mencionar o número total de folhas ou páginas utilizadas, conforme as normas do Conselho Federal de Contabilidade. Uma vez assinado pelo contador responsável, esse termo dá validade oficial à escrituração do período, evitando adulterações futuras ou confusões sobre datas. Em muitos casos, é impresso e encadernado junto aos livros, ou armazenado digitalmente nos arquivos SPED, refletindo transparência e conformidade.